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              管理制度案例

              2.3 文件與檔案管理制度——文件管理(一)

              發布人:admin     發布時間:1970-01-01 08:00

              人力資源管理制度案例 

              第一部分 綜合管理制度部分

              三、水木知行文件與檔案管理制度——文件管理(一)

              第一章  總   則
              第一條 目的:
              為規范公司文件與檔案的管理,使管理工作合法化、完整化,便于公司各項工作的及時利用,特制訂本制度。
              第二條 原則:
              公司文件與檔案實行統一管理。文件與檔案的管理,要做到規范、準確、及時、安全。公司行文要克服官僚主義和文牘主義。公司綜合管理部是公司文件與檔案的主管部門。
               第二章 文件管理
              第三條 本制度所稱文件是指公司董事會、公司及各部門、所屬公司內部之間及與外界(包括政府機構、企事業單位、法人機構、個人)相互交流的書面文檔、電子文檔、傳真、電報、電子郵件、圖書期刊、聲像材料等。
              第四條 公司本部的文件管理部門為綜合管理部,凡涉及公司的文件均需由綜合管理部統一安排處理;所屬公司的文件管理部門為各公司的綜合管理部,分公司無權直接對北方集團公司以外行文。
              第五條 公司發文(包括以公司名義發文,以部門名義發文):
              第六條 文號管理:各部門發文必須先向綜合管理部申請發文文號,發文文號規范如下:
              ?以公司名義發文:北集字[    年]    號,此文號用于公布公司的重大事項及向董事會、政府機構、相關企事業單位發文;
              ?以綜合管理部名義發文:北集綜字[    年]    號,此文號用于涉及綜合管理部業務的發文;
              ?以人力資源部名義發文:北集人字[    年]    號,此文號用于涉及人力資源部業務的發文;
              ?以財務部名義發文:北集財字[    年]    號,此文號用于涉及財務部業務的發文;
              ?以設備管理部名義發文:北集設字[    年]    號,此文號用于涉及設備管理部業務的發文;
              ?以經營管理部名義發文:北集經字[    年]    號,此文號用于涉及經營管理部業務的發文;
              ?以技術質量部名義發文: 北集技字[    年]    號,此文號用于涉及技術質量部業務的發文;
              ?以采購部名義發文:北集采字[    年]    號,此文號用于涉及采購部業務的發文;
              ?北京水木知行人力資源管理咨詢公司文號順序以年為單位從01號開始,公司及各部門采用大排序的方式編號。
              ?各部門無須加蓋公司章的發文,不須申請文號。
              第七條  發文種類:
              ?請示:請上級指示和批準。
              ?報告:向上級機關匯報工作,反映情況。
              ?指示:對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則。
              ?批復:答復請示事項。
              ?通知:傳達水木知行績效管理咨詢公司的重要情況以及相關事項,發布規章制度、要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發上級公文,公布應當遵守或周知的事項。
              ?決定:對某些問題或者重大行動作出安排。
              ?函:平行部門之間互相商洽工作,答復問題或知會有關事項。
              ?會議紀要和決議:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關部門共同遵守執行的。
              第八條  發文格式(采用A4號紙,橫排):
              ?文件抬頭: ××建設集團有限公司公司文件,紅字。
              ?文號:加黑宋體小四號字。
              ?主送單位及標題:加黑宋體四號字。
              ?正文:仿宋小四號字,1倍半行距。
              ?單位印章:紅色公司章。
              ?日期:加黑宋體四號字,用大寫。
              ?抄報、抄送、存檔:宋體四號字。
              第九條  草擬公文應注意以下事項:
              ?內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。
              ?反映情況要客觀,實事求是。
              ?文字要準確、精煉,條理要清楚,層次要分明,結構要緊密,用語要規范。
              ?人、地、物名、引文及時間要具體、準確。
              第十條  發文程序:
              ?發文部門負責文件的起草工作,文件起草完成后,首先到綜合管理部申請文號,并填寫發文登記表。
              ?各部門發文前,首先由部門負責人及主管副總審核,后交需會簽的部門,由會簽部門負責人簽字確認后,交總經理審批。
              ?總經理審批后,由綜合管理部負責蓋章及形成正式文件下發。

              以上管理制度是水木知行績效管理咨詢公司研發成果,版權歸水木知行所有,任何形式復制、轉載使用請注明來自水木知行網站。

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